Erst die KI, dann die Transformation?

Der Einsatz von künstlicher Intelligenz wird die Arbeits- und Unternehmenswelt verändern – Zusammenarbeit, Prozesse und Geschäftsmodelle prägen. Doch noch stehen die meisten Organisationen ganz am Anfang. Jan-Paul Leuteritz vom Fraunhofer IAO skizziert erste Wege zum erfolgreichen Einsatz von KI.

Neulich sagte mir ein Bekannter: „Das Arbeiten mit unseren stumpfen Messern dauert so lang, dass wir keine Zeit zum Schleifen der Messer haben.“ Das war nicht wörtlich gemeint. Er arbeitet in einer Tech-Firma und wir sprachen über Organisationsentwicklung. Natürlich dachte ich sofort: Dann schleift endlich die Messer, die eingesetzte Zeit habt ihr schnell wieder aufgeholt.

Die Metapher ist schön, aber sie hinkt, wenn wir uns fragen, wie viel Organisationsentwicklung es braucht, um KI-Technologie im Unternehmen nutzbar zu machen.

KI soll und kann nicht wie am Fließband eingeführt werden.

Erst einmal sind eine oder zwei der „Low hanging fruits“ zu pflücken, also solche Anwendungsfälle umzusetzen, die technisch und organisatorisch wenig komplex sind, im Verhältnis dazu aber einen großen Gewinn oder Vorteil versprechen.

Oft erst einmal ein KI-Pilotprojekt durchführen

Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen (KMU) möchten oft erst einmal ein KI-Pilotprojekt durchführen, bevor sie eine auf Digitalisierung und KI ausgerichtete Unternehmenstransformation angehen. Um in der Küchen-Metapher zu bleiben: Der Schleifstein kommt erst zum Einsatz, wenn die Verkostung der ersten KI-Anwendung durch die Mitarbeitenden erfolgreich war. Für viele Unternehmen stellen sich also folgende Fragen:

• Welche strategischen Maßnahmen sind unbedingt notwendig, um zumindest ein erstes KI-Projekt erfolgreich abschließen zu können?
• Und welche Transformationsmaßnahmen brauchen wir dann erst für den Schritt vom KI-Rookie zum KI-Champion?

Im Projekt „KI-ULTRA“ am Fraunhofer IAO haben wir im Auftrag der Abteilung „Denkfabrik Digitale Arbeitsgesellschaft“ des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) 29 Organisationen in Deutschland bei der Einführung von KI-Anwendungen begleitet und dabei gemeinsam erforscht, was die Unternehmen brauchen, um die Potenziale von KI-Technologien wirklich ausschöpfen zu können.

Die Ergebnisse haben wir sowohl in einigen inspirierenden Fallbeispielen als auch in zwei Leitfäden zusammengefasst:

Welche strategischen Aspekte sollte man aber nun priorisieren, wenn man den Aufwand vorerst begrenzen will?

Konstruktives Arbeitsklima als wichtige Voraussetzung

Die wohl wesentlichste Voraussetzung für den Erfolg eines KI-Pilotprojekts besteht in einem konstruktiven Arbeitsklima, das es erlaubt, Hindernisse gemeinsam und über Zuständigkeitsgrenzen hinweg zu überwinden. Als wir die teilnehmenden Unternehmen gefragt haben, woran man eine gut für den KI-Einsatz vorbereitete Organisation erkennt, wurden folgende Aspekte mit Abstand am häufigsten genannt:

• Daten: Man sollte eine ausreichende Datenqualität und -quantität gewährleisten, eine Datenstrategie (Data Governance) aufsetzen, und die nötige Software und Infrastruktur bereitstellen.
• Organisationskultur: Hier wurden Aspekte einer Vertrauens-, Kooperations- und Innovationskultur genannt, inklusive einer Fehlerkultur. Auch eine „Datenkultur“ wurde erwähnt, die sich dadurch auszeichnet, dass die Beschäftigten die Wichtigkeit von Daten für den Erfolg der Organisation anerkennen und ihre Entscheidungen soweit möglich datenbasiert treffen.
• Interne Unterstützung: Dabei dachten die Befragten an einen aktiven Treiber in der Unternehmensführung, der für die benötigten finanziellen Mittel und das entsprechende Personal sorgt. Oft werden KI-Pilotprojekte von einer kleinen Gruppe begeisterter Beschäftigter angestoßen und umgesetzt, die dabei aber von der Unterstützung von oben abhängen.
• Kompetenzaufbau bei den Mitarbeitenden: Nur wenn sich die Mitarbeitenden beim Grundlagenwissen zu den Potenzialen und Grenzen von KI-Anwendungen hinreichend kompetent fühlen, können sie sinnvolle Anwendungsfälle für ihr eigenes Arbeitsumfeld identifizieren.

Die beste Empfehlung bleibt aber natürlich, mögliche Maßnahmen am KI-Reifegrad oder Transformationsbedarf der Organisation zu orientieren.

Im Projekt „KI-ULTRA“ haben wir mit dem „Evaluation Toolkit“ ein entsprechendes Instrument entwickelt, das wir ebenfalls kostenfrei auf der Website zur Verfügung stellen. Hier kann man mit wenigen Klicks eine Umfrage für das eigene Unternehmen erstellen und dann eine Auswertung herunterladen, die auf entsprechende Kapitel in den Leitfäden verweist. Mit den Hilfsinstrumenten Toolkit und Leitfaden gelingt es leicht, sich einen Eindruck zu verschaffen, ob man bereit ist, ein Pilotprojekt anzugehen.

 

Folglich ist es absolut in Ordnung, mit einem konkreten KI-Projekt zu starten, bevor man tiefgreifende Maßnahmen der Organisationsentwicklung durchführt. Wohl wissend, dass man irgendwann doch mit den Messern an den Schleifstein muss.

 

 

 

Autor

Dr. Jan-Paul Leuteritz
ist wissenschaftlicher Mitarbeiter am Fraunhofer IAO. Er hat das Projekt „KI-ULTRA“ geleitet.
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