Erste Schritte zur Visionsentwicklung im Team

Bei vielen Projekten mangelt es an einer geteilten und gelebten Vorstellung darüber, was man eigentlich als Team erreichen möchte – damit fehlt auch die nötige Orientierung. Die nachfolgenden fünf Schritte sollen eine Anregung geben, wie man eine Vision für ein Projektteam entwickeln kann.

Los geht es mit einem Visions-Workshop, in dem die ersten drei der fünf Schritte bearbeitet werden. Teilnehmer:innen des Workshops sind die Kernteammitglieder des Projekts, idealerweise fünf bis acht Personen, sodass eine effiziente Zusammenarbeit und ausreichend Möglichkeit zur Diskussion gegeben sind. Sofern die Gelegenheit besteht, sollte eine außerhalb des Projektteams stehende Person als Moderator:in agieren, um unabhängige Sichtweisen einzubringen und dem Team die Fokussierung auf die Inhalte zu ermöglichen. Ausreichend Zeit sowie eine Location abseits des gewohnten Arbeits- und Projektalltags tragen ebenfalls zum guten Gelingen des Workshops bei.

1. Projektziele verstehen

Im ersten Teil des Visions-Workshops geht es darum, sich die Ziele und Hintergründe des Projekts im Team noch mal klarzumachen. Das gemeinsame Verständnis der (strategischen) Treiber, worauf das Projektergebnis einzahlt und welche Unternehmensziele damit erreicht werden sollen, sind eine wichtige Grundlage für die tiefergehende Frage, wie der Beitrag des Teams dazu aussehen kann. Bestandteile dieser Betrachtung sind auch die Einbeziehung möglicher Chancen und Risiken sowie das Gewinnen eines Überblicks über die Betroffenen des Projekts (zum Beispiel Kund:innen, Mitarbeitende) inklusive deren Haltung und Erwartung. Entsprechende Inhalte hierzu werden üblicherweise mit einer Stakeholder-Analyse generiert, die zu Projektbeginn durchgeführt werden sollte.

2. Sammeln von Input

Auf Basis des erzielten Verständnisses erarbeiten die Teilnehmer:innen im zweiten Teil des Workshops jeweils für sich und in der Gruppe Antworten auf drei Leitfragen, die den Input für die spätere Formulierung der Team-Vision darstellen. Dieser Teil stellt den Kern des Workshops dar und erfordert gute Vorbereitung in Bezug auf Orientierungsfragen, Beispiele und passende Methoden wie Brainstorming, World-Café oder andere Kreativtechniken, die dazu geeignet sind, in der Gruppe schnell Ideen zu generieren und zu priorisieren.

Was will das Team erreichen?

Die Teammitglieder beschreiben, wie der optimale Zielzustand des Projekts aussieht bzw. was die gewünschten Ergebnisse sind. Dabei sind auch die Interessen und Erwartungen der einzelnen Stakeholder- Gruppen zu berücksichtigen und eine Haltung zu erarbeiten, wie man mit diesen umgehen möchte. Doch nicht nur die Beantwortung von „Hard Facts“ ist bei dieser Leitfrage von Bedeutung. Auch wie sich das Team und seine einzelnen Mitglieder (weiter-)entwickeln wollen, ist im Hinblick auf den angestrebten Zielzustand am Ende des Projekts ein wichtiger Aspekt. Letzterer ist gegebenenfalls erst nach Beantwortung der beiden folgenden Leitfragen abschließend zu beurteilen bzw. noch einmal zu überprüfen.

Was treibt das Team an?

Um im Team Engagement und echte Motivation zu erzielen, bedarf es in der Regel mehr als gute Worte und eine überzeugende Darstellung der Dringlichkeit der guten Sache.

Menschen wollen heute mehr denn je den Sinn ihres Tuns erkennen.

Sie wollen den persönlichen Wertbeitrag im Rahmen des großen Ganzen verstehen. Aus diesem Grund zielt die zweite Leitfrage darauf ab, einen emotionalen Attraktor oder auch Purpose zu erarbeiten. Neben dem Aspekt, welchen tieferen Sinn das Projektteam verfolgt und warum das Vorhaben ohne seine Berücksichtigung nicht erfolgreich wäre, geht es vor allem darum, zu erkennen, was die Mitglieder antreibt, was ihnen Energie gibt und wie sie das als Team verbindet und gemeinsam stärker macht.

Wie will das Team zusammenarbeiten?

Gute und erfolgreiche Teams zeichnet aus, dass sie einen gemeinsamen Wertekontext teilen und implizite oder explizite Spielregeln definiert haben, die ihr Handeln bestimmen und ihnen Leitplanken geben. Insofern stellt das Sammeln und Priorisieren von drei bis fünf zentralen Werten der Zusammenarbeit den Inhalt der dritten Leitfrage dar. Dabei ist darauf zu achten, dass nicht nur einzelne Attribute wie „Vertrauen“ oder „Offenheit“ gesammelt, sondern auch kurze Leitsätze und Spielregeln (bzw. Beispiele) dazu formuliert werden. Dies hilft, ein gemeinsames Verständnis sowie die Anwendbarkeit und Überprüfbarkeit in der Arbeitspraxis zu erreichen.

3. Team-Vision formulieren

Nach dem Kreativteil geht es beim dritten Schritt darum, den Input in einer gemeinsamen Team-Vision zu konsolidieren. Dabei ist zu beachten, dass die bis dato erarbeiteten Ergebnisse nicht eins zu eins übernommen werden müssen.

Die Vision soll kurz und prägnant sein und aus nicht mehr als zwei bis drei Sätzen bestehen.

So ist sie einfach zu merken und wiederzugeben. Wichtig ist, dass die Vision inspirierend und motivierend für das Team formuliert wird und kein gut klingendes Werbe-Statement für Außenstehende sein muss. Auch darf nicht die Erwartung bestehen, dass am Ende des Workshops eine perfekte, abschließende Formulierung vorliegt. Häufig empfiehlt es sich, die Inputs und Ergebnisse für ein paar Tage sacken zu lassen und den Feinschliff erst im Nachgang vorzunehmen. Essenziell dabei ist, dass das gesamte Team hinter dem Endergebnis steht.

4. Kommunizieren

Sobald die Vision fertig formuliert und vom Team verabschiedet ist, geht es darum, sie zu kommunizieren und nachhaltig präsent zu machen. Das bedeutet nicht, dass die Vision von allen auswendig gelernt wird, jede und jeder sollte aber zumindest in der Lage sein, diese mit eigenen Worten im Kern richtig wiedergeben zu können. Um das zu erreichen, bietet es sich an, die Vision entsprechend prominent darzustellen. Sei es als klassisches Poster im Projektraum, oder zum Beispiel digital als Bildschirmschoner.

5. Überprüfen und anpassen

Um sicherzustellen, dass die Team-Vision ein wirksames Instrument über die gesamte Projektlaufzeit bleibt, muss diese in Projektabläufe einbezogen und regelmäßig überprüft werden. Nicht selten ändern sich Rahmenbedingungen und Team Konstellationen im Projektverlauf, was gegebenenfalls auch Anpassungen an Inhalten und Formulierungen der Vision erforderlich macht. Als entsprechende Plattform bieten sich zum Beispiel Lessons-Learned-Termine oder Retrospektiven, aber auch Feedback-Gespräche im Team an. Nur wenn die Vision zum präsenten und gelebten Element wird, erfüllt sie letztlich ihren Zweck, dem Team ein erstrebenswertes Zielbild der Zukunft zu sein.

 

 

 

Autor

Markus Pollinger
ist Diplom-Betriebswirt mit dem Schwerpunkt strategische Unternehmensführung. Er ist zudem Unternehmensberater und Coach. Als Co-Founder und Geschäftsführer von acterience management partners begleitet er große und mittelständische Unternehmen als Projektmanager und Coach bei der Digitalisierung und Transformation.
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